Bezig met de WBSO-aanvraag? Zo reduceer je de kans op een vragenbrief

Heb je een WBSO-aanvraag ingediend? Dan heb je kans dat je een vragenbrief ontvangt van de RVO met het verzoek voor aanvullende projectinformatie. Je bespaart tijd en geld als je dit voortaan kunt voorkomen. Maar hoe doe je dat?

Een vragenbrief vertraagt de cashflow
Een vragenbrief zorgt er voor dat je gemiddeld een maand later een WBSO-beschikking ontvangt en dus later de cashflow van de ingediende projecten op gang krijgt. Bovendien moet je in dat geval ook op twee momenten medewerkers om input vragen en van het werk houden. 

Hoe voorkom je een WBSO-vragenbrief?
Je kunt de kans op een vragenbrief verkleinen door ervoor te zorgen dat je aanvraag staat als een huis. Dit doe je door:

• vooraf te bedenken, welke vragen je aanvraag op kan roepen en deze op voorhand te tackelen
• elke zin die je opschrijft to-the-point te formuleren
• in de projectomschrijving de focus te leggen op de nieuwheid en technische innovativiteit van het project (wat maakt dit project innovatief?)
• aannemelijk te maken dat de beschreven problematiek en de inspanning die daaraan worden gekoppeld in verhouding zijn: voor elke ontwikkeling moet zichtbaar zijn waarom deze zoveel uren kost

Veelvoorkomende fouten
Hoewel de bovenstaande punten logisch lijken, zien onze WBSO-consultants in de praktijk dat aanvragen vaak te basaal worden opgesteld. Naast het het niet nastreven van de bovenstaande elementen, komen we ook de volgende fouten vaak tegen:

• de aanvraag begint met een aantal alinea's waarin eerst de maatschappelijke context en relevantie worden geschetst, voordat wordt ingegaan op het daadwerkelijke project wordt uitgevoerd
• er wordt bij samenwerkingsprojecten te veel de nadruk gelegd op de samenwerkingscomponent in plaats van op de innovatiecomponent
• de rol van een eventuele samenwerkingspartner wordt te veel opgehemeld, waardoor RVO zich afvraagt wat nu eigenlijk de rol van de aanvrager zelf is

Ontvang je toch een vragenbrief nadat je jouw WBSO-aanvraag hebt ingediend?
Krijg je ondanks een zo scherp mogelijke aanvraag toch een vragenbrief, dan is het zaak goed te lezen wat RVO nu precies wil weten en hier ook exact antwoord op te geven. Neem hiervoor ook contact op met RVO om alles af te stemmen en elk misverstand uit de weg te ruimen. Zo voorkom je namelijk ook dat je bedrijf later geconfronteerd wordt met bepaalde voorwaarden in een beschikking die het project mogelijk minder aantrekkelijk maken of waarin je in de projectadministratie geen rekening hebt gehouden.