Hoe kan een WBSO-adviseur jou helpen?

Tienduizenden bedrijven per jaar benutten de populaire innovatiesubsidie WBSO. Zij verlagen met het belastingvoordeel, dat zij krijgen via de WBSO, de loonkosten van R&D-medewerkers en de investeringskosten voor onder meer onderzoeksapparatuur en materialen voor prototypes. Het voordeel kan oplopen van duizenden tot tienduizenden euro’s per jaar. Voor het indienen van een WBSO-aanvraag heb je geen intermediair nodig, zo propageert ook de overheid. Dat kun je gewoon zelf. Toch?

Jawel, dat kan. Immers, wie kent het project beter dan jouw eigen R&D-afdeling? Je projectmedewerkers zijn helemaal ingevoerd in de materie. Wat weet een externe adviseur daar nou van? Het project omschrijven, de innovativiteit aantonen, kosten opvoeren, nog wat getallen en gegevens inkloppen en de WBSO-aanvraag is klaar om te dienen. Moet lukken, jouw medewerkers zijn slim genoeg. Dus die positieve beschikking kan haast niet mis gaan. Dat klopt, in principe.

Maar wat veel ondernemers zich niet realiseren is dat je na de goedgekeurde aanvraag nog niet klaar bent. Want wat komt er allemaal nog meer kijken bij een WBSO-project zodra de aanvraag positief is beschikt? En wil en kun je daar wel tijd voor maken?

De aanvraag is ingediend, en dan?
Voor de verantwoording van de toegezegde moeten alle uren en kosten worden bijhouden volgens de laatst geldende wet- en regelgeving. Er bestaat een gerede kans dat je daarop wordt gecontroleerd door subsidieverstrekker RVO. Daarnaast moet je eventuele vragen van de RVO over het projectplan of de begroting gedegen en onderbouwd beantwoorden, en krijg je gedurende de looptijd van het WBSO-project te maken met deadlines. Bijvoorbeeld voor de beantwoording van vragenbrieven en voor het inleveren van de realisatie. Die deadlines moeten worden bewaakt. Want te laat betekent het risico dat je geld misloopt. Ook een niet actuele administratie of fouten kunnen ertoe leiden dat (een deel van) de subsidie moet worden terug betaald.

Te veel werk
Juist die administratieve rompslomp is iets waar veel ondernemers geen trek in hebben. Je wilt – terecht – de focus houden op de business. Op het ondernemen en innoveren. Vanwege die focus ontbreekt het in de praktijk vaak aan tijd en capaciteit om de administratie goed bij te houden.

Bedrijven haken op voorhand af
Wij merken dat administratieve weerstand, gebrek aan tijd, capaciteit en gedegen wettelijke kennis ervoor zorgen dat veel bedrijven niet of niet optimaal gebruik maken van de WBSO. Wekelijks komen we in contact met bedrijven die weten dat zij met hun innovatieve projecten recht hebben op WBSO, maar de subsidie vanwege alle bijkomende administratieve activiteiten laten liggen. Zij haken op voorhand af en laten in veel gevallen tienduizenden euro’s cash liggen. Cash, want je mag via de WBSO een bepaald percentage van de loonkosten van R&D-uren en investeringskosten direct in mindering brengen op de af te dragen loonbelasting.

Het komt ook voor dat bedrijven wel WBSO hebben aangevraagd, maar op het laatste moment een financieel adviseur moeten inschakelen omdat zij de administratie niet op orde hebben. Zij verwachten problemen bij de mogelijke controle en hebben acuut hulp nodig om de verantwoording op orde te krijgen. Een hele klus wanneer dit niet direct is gebeurd.

Kortom, WBSO aanvragen kun je zelf. Maar wil je dat ook?