Ben je op zoek naar ondersteuning bij het administreren van jou subsidies?
Het SubsidieVolgSysteem bestaat uit twee portalen waarmee wij iedere organisatie grip en overzicht kunnen bieden op het totale subsidieproces. Twee modules met aan de ene kant SVS-IN: een administratie- en managementsysteem voor subsidie ontvangende organisaties. Aan de andere kant SVS-UIT: een aanvraag- en behandelportaal voor subsidieverstrekkende organisaties. Het ideale management systeem voor iedere organisatie die met subsidies werkt!
Wat is SVS-IN?
Het SubsidieVolgSysteem-IN is een uniek, gebruiksvriendelijk en webbased subsidiemanagement portaal dat organisaties kan ondersteunen bij het administreren en managen van inkomende subsidies. Het managementsysteem geeft een helder beeld van alle aangevraagde, beschikte en lopende subsidies. Managementinformatie over de subsidieresulaten en mijlpalen in het subsidieproces is op elk gewenst moment beschikbaar in het portaal. Heb je moeite met het verantwoorden van je subsidies en wil je meer overzicht in welke subsidiestromen er lopen binnen uw organisatie? SVS-IN zorgt ervoor dat je meer grip krijgt op jouw subsidieadministratie en het totale proces van inkomende subsidies. Daarnaast kan er op ieder moment handige subsidie informatie uit het managementsysteem gehaald worden!
Probleem
Weet u hoeveel verschillende subsidiestromen er lopen binnen uw organisatie? Hoeveel van deze subsidies zijn Europese subsidies? En welke verantwoordingmomenten er aan zitten komen? Het probleem is dat deze informatie vaak niet centraal wordt bijgehouden in een subsidie managementportaal.. Regelmatig zien wij dat er verschillende Excel lijsten zijn voor de administratie en dat het veel uitzoektijd kost wanneer er wordt gevraagd om managementinformatie.
Oplossing
Het SubsidieVolgSysteem-IN is een uniek, gebruiksvriendelijke en webbased subsidiemanagement portaal, waarmee uw organisatie grip krijgt op het totale proces voor al uw inkomende subsidies. SVS-IN geeft een helder beeld van alle aangevraagde, beschikte en lopende subsidies. Managementinformatie over de subsidieresultaten en de mijlpalen in het subsidieproces is op elk gewenst moment beschikbaar.
Functionaliteiten SVS-IN
Dashboard
SVS-IN beschikt over een dashboardfunctie met realtime inzicht in de subsidieresultaten en de mogelijkheid tot het genereren van managementrapportages uit het managementportaal. Hiermee kan o.a. inzicht verkregen worden in het aantal subsidies, afkomst en te verwachten betalingen.
Registratie lopende programma's
SVS-IN zorgt in het managementsysteem voor de registratie van alle projecten waarvoor aanvragen in ontwikkeling zijn, ingediend, beschikt en afgewezen zijn.
Registratie toekomstige programma's
SVS-IN zorgt voor de registratie van projecten en deadlines waarvoor men in de toekomst subsidie voor wil aanvragen.
Monitoring
SVS-IN zorgt als managementsysteem voor de monitoring van cruciale rapportagemomenten en taken in het subsidieproces via automatische meldingen. Ook kan alle relevante documentatie (zoals de subsidieaanvraag, beschikking, tussen- en eindrapportages etc.) opgeslagen worden zodat deze eenvoudig en snel op te roepen zijn.
Beveiliging
SVS-IN voldoet aan de hoogste veiligheidseisen met een SSL-verbinding, encrypted back-up en ISO-27001 certificering. Tevens is de toegang tot het systeem optimaal beveiligd.
Wat is SVS-UIT?
Het SubsidieVolgSysteem-UIT is een aanvraag- en behandelingsportaal dat subsidieverstrekkende organisaties kan ondersteunen bij het complete subsidieproces van aanvragen, monitoring tot vaststelling. Het systeem optimaliseert de doelmatigheid en rechtmatigheid bij het verlenen van subsidies. Daarnaast kan het managementsysteem koppelen met gevraagde applicaties en kan het uitgebreide managementrapportages genereren.
Probleem
Moeten subsidiemedewerkers binnen uw organisatie jaarlijks vele subsidieaanvragen behandelen en documenten verwerken? Dan lopen zij vast binnen hun werkzaamheden tegen grenzen aan. Je hoort vaak dat zij te weinig ondersteuning hebben binnen het werkproces van digitale hulpmiddelen. Denk daarbij aan lijsten die nog in Excel bijgehouden worden, het monitoren van subsidieplafonds, het overzien van het aantal ingediende aanvragen, in het oog houden van deadlines, maar ook welke afspraken er gemaakt zijn met subsidieontvangers.
Oplossing
Het SVS-UIT managementportaal ondersteunt jouw organisatie bij het complete subsidieproces van aanvragen, monitoring tot vaststelling. Het sluit aan op het standaard subsidieproces in jouw organisatie. Daarnaast is het universeel te implementeren voor alle afdelingen en werkt het met uitgebreide rechten en rollen structuur. Medewerkers kunnen vanuit het portaal real-time managementinformatie verkrijgen en gebruik maken van koppelmogelijkheden met andere systemen zoals zaak-en financiële systemen, SAP-systemen en autorisatiesystemen zoals DigID en eHerkenning. Tevens worden alle documenten centraal en real-time opgeslagen zodat deze niet verloren gaan. Met ons SVS-UIT managementportaal ben je minder kwetsbaar bij uitval van medewerkers.
Functionaliteiten SVS-UIT
Koppelingen
SVS-UIT is een open managementsysteem en kan eenvoudig gekoppeld worden met andere systemen zoals zaak- en financiële systemen, DigiD en eHerkenning.
Dashboard en rapportages
De mogelijkheden voor rapportages bij SVS-UIT zijn eindeloos en flexibel. Alle ingevoerde data kan als rapportage worden weergegeven. Dit kan via een 24/7 real-time persoonlijk dashboard op basis van rollen en rechten, maar ook middels een automatisch rapportagebericht dat periodiek naar de betreffende stakeholder wordt gestuurd. Tevens is het mogelijk om deze rapportages samen te stellen en te downloaden naar CSV, Excel of PDF.
Rollen en rechten
Bij SVS-UIT kunnen gebruikers worden toegekend aan een bepaalde rol in het systeem. Iedere rol heeft aparte rechten. Ook het aanpassen van de rechten/bevoegdheden per rol kunnen door de applicatiebeheerder met één klik worden gewijzigd.
Veldenbeheer & budgetten
Bij SVS-UIT kunnen subsidieregelingen worden aangepast. Via veldenbeheer en budgetten kunnen door bevoegde medewerkers bestaande regelingen worden aangepast en subsidiebudgetten worden toegevoegd of gewijzigd en kan gekozen worden per welke datum dit actief moet zijn.
Beveiliging
SVS-UIT voldoet aan de hoogste veiligheidseisen met een SSL-verbinding, encrypted back-up en ISO-27001 certificering. Tevens is de toegang tot het systeem optimaal beveiligd.
Succesverhalen SubsidieVolgSysteem
SVS - Gemeente Dordrecht
Het professionaliseren van de subsidietrajecten, Ronald kwam vlug uit bij het SubsidieVolgSysteem.
SVS - Gemeente Delft
“Het SubsidieVolgSysteem bevat alles wat wij zoeken”. Subsidies binnenhalen en verantwoorden, gemeentes in Nederland hebben er frequent mee te maken.
SVS - Gemeente Heerlen
“Overzicht dankzij SubsidieVolgSysteem; daarom willen we het breder inzetten”