Start op tijd met het voorbereiden van je WBSO realisatie mededeling

Vaak vergeten, maar o zo belangrijk: het doorgeven van je realisatie van de WBSO. Organisaties die een positieve WBSO-beschikking ontvangen hebben moeten in het erop volgende kalenderjaar uiterlijk 31 maart de realisatie doorgeven. Maar wat houdt deze realisatie in?

Verkregen voordeel

Tijdens het aanvragen van de WBSO-subsidie moet aangegeven worden hoeveel uur men in de aanvraagperiode van plan is aan het project of de projecten te besteden. Ditzelfde geldt voor de kosten en uitgaven, indien er gekozen is voor de verrekening van werkelijke kosten en uitgaven. Aangezien het een schatting is en het beschikte voordeel direct verrekend mag worden wil RVO achteraf wel weten of de inschatting gerealiseerd is.

Administratie

Gedurende de looptijd van je WBSO-beschikking moet je een inhoudelijke uren, kosten en uitgaven administratie bijhouden. Als het goed is moet je uit deze administratie na afloop van het kalenderjaar de benodigde informatie kunnen halen.

De urenadministratie dient bijgehouden te worden op persoons- WBSO-project- en dagniveau. In de urenadministratie moet worden vastgelegd op welke dagen een medewerker binnen de EU S&O-werk heeft verricht, om hoeveel uur het gaat en aan welk WBSO-project hij/zij heeft gewerkt. De gemaakte S&O-uren dienen binnen tien werkdagen in de administratie vastgelegd te worden. Voor de kosten en uitgaven bestaat de administratie uit minimaal (kopieën van) offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen.

Mededeling

Bij het doen van de mededeling hoeven slechts de totalen doorgegeven te worden. Er hoeft dus niet op project- en persoonsniveau aangegeven te worden hoeveel uur en welke kosten en uitgaven gerealiseerd zijn. Het bijvoegen van facturen en betaalbewijzen is dus niet nodig.

Het is wel van belang dat de ingevulde mededeling naar waarheid wordt ingevuld en voor 31 maart wordt opgestuurd. RVO kan in een later stadium tijdens een controle wel de achterliggende documentatie opvragen.

Zit er negatief verschil tussen de beschikking en realisatie dan zal RVO een correctiebeschikking sturen. In het geval dat men reeds de volledige beschikking in aftrek heeft genomen op de loonheffing zal er een bedrag terugbetaald moeten worden. Valt het verschil positief uit? Dan krijgt men helaas geen extra voordeel.

BSN-nummers

Naast de gerealiseerde uren en bedragen wil RVO ook graag de BSN-nummers van de medewerkers ontvangen die de S&O-uren gerealiseerd hebben. In de eerste twee jaar dat een organisatie WBSO-subsidie ontvangt krijgt men een standaard uurtarief van € 29,- per uur. Daarna gaat dit over op een werkelijk uurtarief. Dit uurtarief wordt berekent op basis van de BSN-nummers die doorgegeven worden. Let op dat hier bijvoorbeeld geen BSN-nummers en uren bijzitten van een secretaresse, een afstudeerder en een stagiair. Indien RVO geen correcte BSN-nummers ontvangt kan er geen nieuwe beschikking afgegeven worden. Geeft een intermediair de BSN-nummers voor jou door? Dan hoef je hierbij geen namen te vermelden van wie die BSN-nummers zijn!