3 Pijlers waar je rekening mee dient te houden tijdens het aanvragen van de WBSO

De WBSO subsidie is de belangrijkste subsidie voor innovatieve bedrijven. Het is geen ingewikkelde subsidie en veel bedrijven maken er al gebruik van. Toch zien we in de praktijk nog veel (mkb) bedrijven die wel in aanmerking komen voor WBSO subsidie maar er nog geen gebruik van maken. De WBSO subsidie is geen ingewikkelde subsidie wat het des te meer aantrekkelijk maakt om hem te benutten.

Om in aanmerking te komen voor de WBSO subsidie moet je R&D project aansluiten op de eisen die de WBSO telt: tijd maken, vooruit kijken en projectadministratie bijhouden. Als jouw project aan deze eisen voldoet kan je de WBSO gaan aanvragen. In dit artikel besteden we aandacht aan de 3 pijlers waar je rekening mee dient te houden tijdens het aanvragen van de WBSO.

1. Maak tijd

De overheid probeert ondernemers uit te dagen om een stukje verder te gaan dan het reguliere werk. Bijvoorbeeld door een product, proces of onderdelen daarvan eens grondig op de kop te zetten. In deze onrustige tijd hebben veel bedrijven even de tijd om, al dan niet verplicht, een pas op de plaats te maken. Of zich juist nu voor te bereiden op de nieuwe situatie na de coronacrisis. Eindelijk eens een moment om stil te staan bij dat technische probleem waar tot nu toe geen tijd voor was. En misschien de huidige procesdoorloop net wat anders in te richten om het efficiënter en effectief te maken. Ook de bedrijven die juist in deze tijd heel druk zijn, zouden er goed aan doen hier tijd voor te maken. Want uiteindelijk kan een vernieuwing ook weer veel tijd en geld schelen. Kortom, WBSO: maak er tijd voor.

2. Kijk vooruit

Voor de WBSO-subsidie geldt dat er sprake moet zijn van een vooraf gemaakt plan van aanpak, waardoor de uitdagingen op voorhand bekend zijn. Dat is ook vaak de reden dat het blijft liggen, want de oplossing voor problemen bedenken kost tijd. En dan moet je ook nog bedenken hoeveel tijd je naar verwachting nodig hebt om het probleem op te lossen. Dat is best veel vooruit kijken en niemand heeft een glazen bol om daarbij te helpen.

Bij het aanvragen van de WBSO-subsidie komt dit samen in de beschrijving van je plannen op ongeveer een A4-tje:

• Wat ga je doen?
• Welke knelpunten liggen op de loer?
• Hoe zou je het kunnen oplossen?
• Hoeveel tijd denk je hiervoor nodig te hebben?

3. Bijhouden

Wanneer je tijd hebt gemaakt, je plannen hebt beschreven en de overheid gaat akkoord dan is er nog één taak over: projectadministratie bijhouden. Voor jouw bedrijf kan een technisch dossier waarin je de werkzaamheden vastlegt heel handig zijn om eens in terug te bladeren, om bijvoorbeeld dezelfde fout te voorkomen. Of om ervoor te zorgen dat de kennis voor het bedrijf behouden blijft als een medewerker vertrekt. Voor de overheid is het een houvast of controlemiddel of de S&O-werkzaamheden hebben plaatsgevonden en welke knelpunten jullie hebben opgelost of niet.

Projectadministratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Formeel moet jouw administratie inzicht geven in de aard, inhoud, voortgang en omvang van de WBSO projecten. De overheid wil namelijk kunnen zien dat er tijd is besteed aan de WBSO projecten. De aard, inhoud en voortgang hou je natuurlijk al bij in het technische dossier. De omvang (gemaakte uren) hou je in de praktijk vaak al ook al bij, voor eigen beheer of de bedrijfsadministratie. Het enige waar je op moet letten is dat deze uren per medewerker, per project, per dag worden genoteerd. Grant manager kan je hierbij helpen.

Is de WBSO de moeite waard?

Standaard ontvang je voor elk WBSO-uur €29 subsidie. Dat kan na een paar jaar hoger of lager worden, omdat het uurloon dan wordt berekend op basis van de lonen van de S&O-medewerkers. Daarnaast krijg je ook een bijdrage voor de kosten die je maakt voor een WBSO project. Daarvoor zijn twee methodes:

1. Op forfaitaire basis – je krijgt standaard €10 subsidie per WBSO-uur
2. Op basis van de werkelijke kosten/uitgaven

Hieronder vind je een rekenvoorbeeld om het concreet te maken:

WBSO-periode:                              juli 2022 tot december 2022 (6 maanden)

Gepland aantal uren:                    1.500

WBSO-uurtarief:                            €29 (basis)

Kosten:                                           op basis van forfaitaire berekening

1.500 uur x €29 =            €43.500

1.500 uur x € 10 =           €15.000

Totaal                                €58.500 basisbedrag voor berekening loonafdrachtsvermindering

Als starter mag je nog eens 40% hiervan in mindering brengen op de loonbelasting. Dat is dus €23.400. Na een aantal jaren ben je geen starter meer en mag je 32% hiervan (€18.720) minder loonbelasting betalen.

De tijd en aandacht die je besteden moet aan je WBSO aanvraag en administratie vallen mee ten opzichte van wat je ervoor terug krijgt. De WBSO kan je veel geld opleveren en dan hebben we het nog niet eens over het bijkomende voordeel van de innovatiebox gehad, waardoor je ook nog minder winstbelasting gaat betalen.