WBSO aanvragen, dat kunt u zelf! Toch?

BLOG - Tienduizenden bedrijven per jaar benutten de populaire innovatiesubsidie WBSO. Zij verlagen met het belastingvoordeel, dat zij krijgen via de WBSO, de loonkosten van R&D-medewerkers en de investeringskosten voor onder meer onderzoeksapparatuur en materialen voor prototypes. Het voordeel kan oplopen van duizenden tot tienduizenden euro’s per jaar. En voor het indienen van een WBSO-aanvraag heeft u geen intermediair nodig, zo propageert ook de overheid. Dat kunt u gewoon zelf. Toch?

Jawel, dat kan. Immers, wie kent het project beter dan uw eigen R&D-afdeling? Uw projectmedewerkers zijn helemaal ingevoerd in de materie. Wat weet een externe adviseur daar nou van? Het project omschrijven, de innovativiteit aantonen, kosten opvoeren, nog wat getallen en gegevens inkloppen en de WBSO-aanvraag is klaar om te dienen. Moet lukken, uw medewerkers zijn slim genoeg. Dus die positieve beschikking kan haast niet mis gaan. Dat klopt, in principe.

Maar wat veel ondernemers zich niet realiseren is dat u na de goedgekeurde aanvraag nog niet klaar bent. Want wat komt er allemaal nog meer kijken bij een WBSO-project zodra uw aanvraag positief is beschikt? En wilt en kunt u daar wel tijd voor maken binnen uw bedrijf?

De aanvraag is ingediend, en dan?
Voor de verantwoording van uw toegezegde WBSO-subsidie moet u alle uren en kosten bijhouden volgens de laatst geldende wet- en regelgeving. Er bestaat een gerede kans dat u daarop wordt gecontroleerd door subsidieverstrekker RVO. Daarnaast moet u eventuele vragen van de RVO over uw projectplan of begroting gedegen en onderbouwd beantwoorden. En u krijgt gedurende de looptijd van het WBSO-project te maken met deadlines. Bijvoorbeeld voor de beantwoording van vragenbrieven en voor het inleveren van uw realisatie. Die deadlines moeten worden bewaakt. Want als u te laat bent, loopt u het risico geld mis te lopen. Ook een niet actuele administratie of fouten kunnen ertoe leiden dat u (een deel van) de subsidie moet terugbetalen of wordt gesanctioneerd met een boete. Dit is wel het laatste wat u wil.

Te veel werk
Juist die administratieve rompslomp is iets waar veel ondernemers geen trek in hebben. U wilt – terecht – de focus houden op uw business. Op het ondernemen en innoveren. Vanwege die focus ontbreekt het in de praktijk vaak aan tijd en capaciteit om de administratie goed bij te houden.

Bedrijven haken op voorhand af
Wij merken dat administratieve weerstand, gebrek aan tijd, capaciteit en gedegen wettelijke kennis ervoor zorgen dat veel bedrijven niet of niet optimaal gebruik maken van de WBSO. Wekelijks komen we in contact met bedrijven die weten dat zij met hun innovatieve projecten recht hebben op WBSO, maar de subsidie vanwege alle bijkomende administratieve activiteiten laten liggen. Zij haken op voorhand af en laten in veel gevallen tienduizenden euro’s cash liggen. Cash, want u mag via de WBSO 32% (starters zelfs 40%!) van uw R&D-uren en investeringskosten direct in mindering brengen op de af te dragen loonbelasting.

Het komt ook voor dat bedrijven wel WBSO hebben aangevraagd, maar op het laatste moment een financieel adviseur moeten inschakelen omdat zij de administratie niet op orde hebben. Zij verwachten problemen bij de mogelijke controle en hebben acuut hulp nodig om de verantwoording op orde te krijgen. Een hele klus wanneer dit niet direct is gebeurd.

Kortom, WBSO aanvragen kunt u zelf. Maar wilt u dat ook?

Vindsubsidies consultant Yoeri Kramer