Veel werk om een subsidieaanvraag op te stellen? Het levert u genoeg op!

BLOG - Wanneer u een subsidieaanvraag opstelt voor een samenwerkingsproject betreffende de ontwikkeling van een nieuw product, dan komt daar van alles bij kijken. U moet allerlei gedetailleerde projectinformatie aanleveren. Vaak geen gemakkelijke klus omdat deze gegevens er in een pril projectstadium meestal nog niet zijn. De ‘lastige’ vragen van de subsidieverstrekker zorgen voor een boel ergernis. Toch is het absoluut zinvol aan het begin van een project na te denken over zaken als een sterke business case, een realistische begroting en goede afspraken met eventuele samenwerkingspartners.

Op het moment dat u een subsidie aanvraagt, weet u vaak nog niet precies hoe u het project wilt uitvoeren. Laat staan dat u alle te verwachten kosten in beeld heeft. Of die van uw projectpartner, om het nog maar eens ingewikkelder te maken. Toch vraagt de subsidieverstrekker, vooral in het geval van ‘grotere’ regelingen als de MIT en EFRO, al deze gegevens op om te kunnen bepalen of u recht heeft op overheidsgeld. Vijf elementen uit een subsidieaanvraag die u niet alleen maar veel werk opleveren:

1. Technologische vernieuwing
   U heeft als ondernemer een goed idee en bent overtuigd van de innovativiteit van uw nieuwe product. Maar kunt u de mate van vernieuwing ook in woorden uitdrukken? Voor een subsidieaanvraag wordt dit van u gevraagd. Dit dwingt u nog eens goed over uw ontwikkeling en de technologische vernieuwing daarvan na te denken. Zo kunt u uw product ook beter vergelijken met ontwikkelingen van andere spelers op de markt. Bent u echt zo vernieuwend als u denkt? Daarnaast moet u in een aanvraag vaak de technische risico’s in kaart brengen die u kunt verwachten. Belangrijke informatie die u helpt een strategie te bepalen om negatieve effecten verderop in uw project te minimaliseren. Ook deze strategie wordt – terecht – vaak opgevraagd.

2. Business Case & begroting
   Een belangrijk onderdeel van de business case is dat u aantoont hoe het nieuwe product de concurrentiepositie van u en uw samenwerkingspartner verbetert. U moet dit met getallen onderbouwen. Daarbij moet u ook de commerciële risico’s in kaart brengen. Natuurlijk schudt u deze niet zo uit de mouw, maar de uitkomst van een dergelijke risicoanalyse helpt u zeker om de slagingskans van uw project te bepalen en uiteindelijk te vergroten. Hetzelfde geldt voor de kosten. Welke kosten verwacht u te maken en heeft u rekening gehouden met onvoorziene kosten? Ook nadat uw product al klaar is? Bij succes zult u misschien wel uw productielijn moeten aanpassen. Dit geeft kosten die u vooraf niet had verwacht. De subsidieaanvraag vraagt u vaak ook om de kosten te benoemen waar u na afloop van het project tegenaan loopt.

3. Kwaliteit van samenwerking
   Wanneer u aan het begin van uw ontwikkeling staat, en u heeft een partner gevonden waarmee u uw product wilt ontwikkelen, dan is de onderlinge relatie waarschijnlijk nog wat oppervlakkig. Het lijkt wel te matchen, en u staat er beiden positief in, maar heeft u ook objectief onderzocht of uw organisaties bij elkaar passen? Is het beoogde partnerschap krachtig genoeg om het hele technische en commerciële traject gezamenlijk te doorlopen?
   Een subsidieaanvraag dwingt u om uw projectorganisatie uit te werken. Er zijn voorbeelden genoeg waarbij dat achteraf geen overbodige luxe is gebleken.

4. Plan van Aanpak
   Wanneer u een goed idee heeft, weet u vaak wel hoe u het ‘ongeveer’ wilt aanpakken en wanneer het product ‘om en nabij’ klaar moet zijn. De subsidieverstrekker neemt hiermee geen genoegen. Deze wil een uitgewerkt plan van aanpak zien met een evenwichtige takenverdeling tussen alle partners. Ook is het belangrijk dat u hierin aangeeft wat de onderlinge samenhang is van verschillende activiteiten en hoe deze elkaar kunnen beïnvloeden. Stel dat er een onverwachte vertraging optreedt bij een van de samenwerkingspartners. Hoe vangt u dit op? In een subsidieaanvraag moet u in uw plan van aanpak vaak ook een aantal Go/No-go-momenten met daarbij behorende criteria inbouwen. Dat dwingt u ook zelf na te denken over de voortgang van uw project en of het nog steeds zinvol is uw plannen ongewijzigd voort te zetten.

5. Projectresultaat en verdeling
   In een aanvraag moet u altijd aangeven wanneer een project geslaagd is. Het is goed hierover van te voren na te denken, want beoogde resultaten kunnen gaandeweg een ontwikkeling veranderen of vervagen. En als u van te voren niet goed heeft bepaald wat de resultaten moeten zijn en hoe u dit gaat meten, komt u daar uiteindelijk niet meer uit. En wanneer gedurende een project de doelpalen verplaatsen, komt u er achteraf achter dat u heeft gemist.
   Ook de verdeling van de resultaten tussen de verschillende samenwerkingspartners is een onderdeel uit de aanvraag, dat in een vroeg stadium zeker aandacht verdient. Vooral wanneer een product succesvol is, is het beter dat duidelijk is vastgelegd wie het patent krijgt en hoe de winst wordt verdeeld. Wanneer dit niet is gebeurd, kan dit trammelant opleveren en de samenwerking bedreigen.

Kortom, het aanleveren van projectinformatie voorafgaand aan het project kan als ‘lastig’ en ‘onnodig veel werk’ overkomen. Toch is dit niet zo. Veel werk, misschien wel, maar niet onnodig. Een subsidieaanvraag dwingt u de slagingskans van uw ontwikkeling op verschillende aspecten te analyseren en in beeld te brengen. En dat komt uw project, uw uiteindelijke kans op succes en de samenwerking met uw partner(s) alleen maar ten goede. Sterker nog, hadden deze aspecten in uw businessplan niet sowieso al uitgewerkt moeten zijn?

Vindsubsidies consultant Jeroen Herbrink