Is uw administratie WBSO 2016 proof?

Bedrijven die gebruik maken van de WBSO moeten daarvoor verplicht een subsidieadministratie bijhouden. Volgend jaar, als de huidige WBSO en RDA zijn samengevoegd tot een regeling, veranderen de voorwaarden voor deze administratie. Wees voorbereid, want wie zijn administratie niet voor elkaar heeft, verliest de controle over het project en loopt hierdoor WBSO-voordeel mis.

Het bijhouden van subsidieadministratie geldt voor veel ondernemers als gedoe. Een WBSO-administratie is niet ingewikkeld, maar het schrijven van projecturen, bijhouden van kosten en het archiveren van technische documenten, kost tijd en is geen ‘core business’.

Ondernemers zijn liever bezig met ‘ondernemen’. In de praktijk komt het er dan ook vaak op neer dat de administratie niet goed wordt beheerd. Dat uren ‘half’ worden bijgehouden, of zelfs helemaal niet. En dat allerlei belangrijke financiële en technische onderbouwing zoek raakt.

Controle
Het is op zijn zachtst gezegd erg vervelend als een subsidieadministratie niet op orde is. Als ondernemer verlies je de controle over het project. Maar ook de subsidieverstrekker RVO, die regelmatig controles uitvoert, grijpt in wanneer een administratie niet op orde is.
RVO checkt of uren van projectmedewerkers correct zijn bijgehouden, de aard van de werkzaamheden goed zijn beschreven en matchen met de subsidieaanvraag. Ook wordt de aanwezigheid van documenten voor de technische onderbouwing gecontroleerd, zoals tekeningen, testverslagen, foto’s van prototypes, berekeningen en video’s. Vanaf 2016 worden ook de verantwoording van de subsidiabele investeringskosten van een innovatieproject meegenomen en zal het WBSO-dossier ook offertes en betaalbewijzen moeten bevatten.

De totale loonkosten en investeringen van een innovatieproject worden vanaf volgend jaar beide gekort op de loonheffing. Nu geldt dat alleen voor de WBSO, en worden de investeringen via de Research & Development Aftrek (RDA) in mindering gebracht op de winstbelasting.

Minder voordeel
Wanneer een administratie niet deugt, bijvoorbeeld wanneer de daadwerkelijk geschreven uren of gemaakte kosten afwijken van de werkelijk gerealiseerde uren en kosten, zal de beschikking lager uitvallen. Wanneer de subsidieaanvrager geen inzicht heeft in de gerealiseerde kosten kan er een verkeerde mededeling worden gedaan, dit is zelfs aanleiding voor een boete.

Bedrijfsbelang
Afgezien van de controles van de subsidieverstrekker is het ook in het belang van het bedrijf dat de technische informatie van een innovatieproject goed wordt vastgelegd. In de praktijk komt het vaak voor dat alle kennis van een nieuw product of ontwikkeling bij een of twee personen ligt. Een gevaarlijke situatie, want als deze persoon om wat voor reden dan ook vertrekt bij een organisatie, is alle kennis verdwenen.

Goed systeem bespaart tijd
In aanloop naar de nieuwe WBSO-regeling is het raadzaam uw administratiesysteem onder de loep te nemen. Voldoet het aan alle wettelijke eisen? En heeft u een goed systeem om de administratie bij te houden? Er bestaan administratietools waarmee uren en kosten eenvoudig zijn bij te houden, zonder dat het veel tijd kost.
Bedrijven die gebruik maken van zo’n tool hebben aantoonbaar meer controle over de subsidieprojecten en lopen niet tegen de lamp bij de RVO.

Vindsubsidies-teamleider Auke ten Bokum