Doorstaat jouw WBSO-administratie een controle van RVO?

Wanneer jij gebruik maakt van de subsidie Wet Bevordering Speur & Ontwikkelingswerk (WBSO), kun je te maken krijgen met een controle van de RVO. Is jouw WBSO-administratie voldoende op orde om deze controle te doorstaan?

Iedere ondernemer die WBSO-subsidie ontvangt moet voor 1 april van elk kalenderjaar de gerealiseerde S&O-uren en eventueel gemaakte kosten en uitgaven van het afgelopen jaar doorgeven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De RVO bepaalt (deels steekproefsgewijs) bij welke bedrijven een controlebezoek afgelegd gaat worden. Heb je twijfels of jouw WBSO-administratie voor elkaar is, zorg dan in ieder geval voor duidelijkheid rond onderstaande zaken waar de RVO op let.

WBSO Urenadministratie

Op het gebied van urenadministratie: hebben alle medewerkers hun uren correct bijgehouden en is hierbij een link te leggen naar de projecten? Klopt de interne urenadministratie (inclusief ziekte- en verlofregistratie) met het aantal uren in de realisatiemelding? En staan alle medewerkers op de loonlijst van het bedrijf of zijn er ook gedetacheerden of stagiairs bij?

Technisch dossier WBSO subsidie

Wat betreft het technisch dossier: geeft dit inzicht in de aard, inhoud en voortgang van de projecten? Oftewel: is het dossier voldoende te onderbouwen en gemakkelijk toegankelijk zodat het verloop van het project bewezen kan worden? Het technisch dossier kan onder andere opgebouwd worden uit foto’s en filmpjes van testen, technische tekeningen, testverslagen, notulen van technisch overleg, materiaalonderzoeksverslagen et cetera.

S&O-uurtarief WBSO

Een ander aandachtspunt tijdens een controle is of het S&O-uurtarief klopt? Dit tarief wordt vastgesteld op basis van de medewerkers die twee jaar geleden aan WBSO-projecten gewerkt hebben. Het moet (met behulp van de urenadministratie van twee jaar geleden) dus te herleiden zijn dat deze medewerkers toen op de loonlijst van het bedrijf stonden en aan een WBSO-project hebben gewerkt.

Kosten en uitgaven WBSO subsidie

Bij gebruik van kosten en uitgaven in de WBSO moeten ten slotte de volgende zaken helder zijn: zijn alle kosten gemaakt in het betreffende kalenderjaar? Is overal een factuur en betaalbewijs van beschikbaar? Zijn de kosten direct toe te rekenen aan een WBSO-project? En zijn de kosten inhoudelijk in lijn met dat wat er is aangevraagd?

Twijfels over jouw WBSO-administratie?

Kun je bovenstaande vragen positief beantwoorden? Dan is jouw WBSO-administratie waarschijnlijk voldoende inzichtelijk om een controle van RVO succesvol te doorstaan.

Twijfel je nog of wil je een second opinion? Vindsubsidies helpt je in dat geval graag bij het correct opstellen en bijhouden van uw administratie, zodat je er zeker van kunt zijn dat je het maximale uit de WBSO haalt.