De 6 meest gemaakte fouten bij RVO realisatiemelding S&O project WBSO


Als je voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O) gebruik maakt van de WBSO, dan brengt dit een aantal verplichtingen met zich mee. Zo moet je ieder jaar vóór 1 april de gerealiseerde S&O-uren en eventueel gemaakte kosten en uitgaven van het voorgaande jaar doorgeven aan de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). In deze realisatiemelding gaat vaak wat mis, waardoor ondernemers te weinig subsidie ontvangen of moeten terugbetalen. Wat zijn de 6 meest gemaakte fouten?

Bij deze zogeheten realisatiemelding zien wij in de praktijk de volgende zaken regelmatig misgaan:

  1. Uren worden op verkeerde project geschreven

    Vooral in bedrijven waar meerdere S&O-projecten lopen waarvoor WBSO is aangevraagd, wordt niet altijd goed bijgehouden voor welke projecten een subsidietraject loopt. Hierdoor kan het gebeuren dat er uren worden geschreven op projecten die nog niet zijn aangevraagd of op oude projecten, die niet meer in aanmerking komen. Een duidelijke WBSO-administratie en projectenoverzicht is essentieel om dit te voorkomen.

  2. Uren worden niet geschreven voor S&O maar voor andere activiteiten

    Zoals de subsidie WBSO het al in de eigen naam heeft staan, kunnen er alleen uren en kosten worden geschreven die rechtstreeks betrekking hebben op S&O. Dus alleen de uren van medewerkers die zich echt bezig houden met S&O voor het specifieke innovatieproject mogen worden geschreven. Uren van medewerkers die vanuit andere functies slechts zijdelings bij het project zijn betrokken, zoals van marketing, sales en administratie, dus niet.
  3. S&O uren worden over het hoofd gezien

    Het gebeurt ook dat S&O uren niet worden herkend, waardoor uren die wel voor de WBSO tellen niet worden geschreven. Denk bijvoorbeeld aan de bouwer van een prototype, die op papier geen deel uitmaakt van de R&D-afdeling, maar wel aan het project werkt. Voor deze uren keert de RVO wel degelijk subsidie uit.
  4. Realisatiemelding paraplu-projecten niet duidelijk genoeg

    De RVO is tegenwoordig streng bij de subsidiecontroles van overkoepelende projecten (paraplu-projecten). Dit zijn projecten waarbij allerlei kleinere projecten worden ondergebracht in één groot hoofdproject. Het paraplu-project wordt meestal wel benoemd in de oorspronkelijke aanvraag, maar de deelprojecten niet. De uren van de deelprojecten kunnen echter alleen worden meegenomen als ze duidelijk zijn te herleiden naar het hoofdproject, en ook op die manier worden opgenomen in de aanvraag en projectadministratie.
  5. Onjuiste BSN-nummers


    Wanneer Burgerservicenummers (BSN-nummers) niet kloppen bij de BSN-melding tellen deze niet mee bij de S&O-loonsom. Bij medewerkers die op de eigen loonlijst staan, zal dit vaak wel goed gaan. Maar wees ook secuur bij medewerkers die niet op deze loonlijst staan maar op die van een holding, of van medewerkers die ingehuurd of gedetacheerd zijn./li>
  6. Schuiven met uren en kosten tussen periodes

    Soms loopt een project anders dan verwacht, waardoor je in een andere periode dan aanvankelijk aangevraagd bepaalde kosten en uren schrijft. Doe dit niet zomaar, maar altijd in overleg. Want wanneer de RVO het schuiven met tijd en kosten bij de controle niet goedkeurt, kun je naar de 32% WBSO-aftrek voor deze investeringen fluiten.


Fouten of ontbrekende informatie in je realisatiemelding kunnen leiden tot geldverspilling. Je krijgt te weinig subsidie of je claimt verkeerd, waardoor je een voorschot achteraf moet terugbetalen. Sommige missers zijn goed te voorkomen. Een WBSO-adviseur inschakelen voor het monitoren en optimaliseren van je WBSO-project kan je serieus geld opleveren.
Wij vertellen graag hoe onze adviseurs geld hebben verdiend voor WBSO-projecten van duizenden bedrijven.